Nelle imprese che chiudono l’esercizio il 31 dicembre, l’autunno è la stagione in cui si mette per iscritto l’anno successivo. Fra ottobre e dicembre l’amministrazione raccoglie le previsioni dei vari reparti e le porta alla direzione, che di solito approva il documento prima delle feste, così che dal primo gennaio ciascuno sappia con quali obiettivi lavorerà.
Quel documento è il budget, e il rischio più concreto per chi lo prepara è cominciare tardi, perché un budget approvato a febbraio arriva quando l’anno è già partito e non orienta più le decisioni dei primi mesi.
Un piano per dodici mesi
Il budget è un documento previsionale che copre un solo esercizio e fissa, voce per voce, i ricavi attesi, i costi e gli investimenti dell’azienda. Si distingue dal business plan, che ragiona su un arco più lungo, come ricorda la definizione di business plan nel glossario di Borsa Italiana, dove il piano d’impresa è descritto come un documento prospettico riferito a un orizzonte di tre-cinque anni. Il budget prende in pratica il primo di quegli anni e lo scompone in obiettivi mensili o trimestrali.
Da ottobre a dicembre, come si arriva all’approvazione
Il processo comincia di solito dall’alto, con la direzione che fissa gli obiettivi di crescita e le ipotesi comuni su prezzi e costi, valide per tutti. Seguono le proposte dei reparti, a partire dalle vendite, poiché quasi ogni altra voce dipende da quanto si pensa di vendere, e il controllo di gestione, l’ufficio che segue costi e margini durante l’anno, le consolida e riapre la discussione ogni volta che i conti non tornano.
Proprio perché passa per tante mani, il budget arriva alla direzione, nel passaggio che chiude il processo, come un insieme di tabelle nate in uffici diversi, ciascuna con i propri colori, caratteri e modi di costruire un grafico. Davanti a pagine così disomogenee chi deve approvare rischia di passare la riunione a capire come leggere ogni slide, quando il tempo servirebbe a discutere le ipotesi su cui poggiano i numeri. La presentazione finale dovrebbe quindi seguire un solo stile, con i colori dell’azienda usati sempre con lo stesso significato, anche se rifare a mano ogni pagina è un lavoro per cui raramente resta il tempo. Per questo esistono estensioni di PowerPoint che rendono uniformi le slide, come fa, ad esempio, l’addin di MLC per PowerPoint, con cui si caricano una sola volta i colori e i font aziendali nella barra dell’estensione e si applicano le modifiche a tutte le slide, così che chi compone la presentazione del budget possa dedicarsi ai numeri senza ritoccare le pagine una per una.
Una volta approvato, il budget viene diviso per mese e per centro di costo e consegnato ai responsabili, che da quel momento lo usano come metro. Il confronto fra previsto e realizzato, chiamato analisi degli scostamenti, si fa in genere ogni mese o ogni trimestre, e diverse aziende a metà anno aggiornano le previsioni per i mesi restanti senza riscrivere il budget di partenza.
Quali voci servono e come si stimano
La parte principale è il budget economico, che muove dai ricavi previsti e scende verso i costi di materie prime e produzione, del personale, delle spese commerciali e di quelle generali, fino al risultato atteso. Accanto stanno il budget degli investimenti, con i macchinari, i software o i locali che si vogliono acquistare, e quello finanziario, che segue entrate e uscite di cassa mese per mese e mostra per tempo se in qualche periodo servirà un fido o un prestito.
Le cifre di ciascuna voce le fornisce chi la conosce da vicino, cioè i responsabili commerciali per i ricavi, la produzione per materiali e ore di lavorazione, l’ufficio del personale per gli organici. In una piccola impresa se ne occupa spesso il titolare insieme al commercialista, con meno passaggi ma con la stessa logica.
Per stimare le singole voci le strade sono soprattutto due. La più diffusa è quella incrementale, che prende i numeri dell’anno in corso e li corregge di una percentuale; è rapida, ma tende a trascinare da un anno all’altro anche spese che nessuno rimette più in discussione. Il budget a base zero chiede invece di giustificare ogni costo come se si partisse da un foglio bianco, e richiede tanto più tempo che molte aziende lo applicano soltanto a qualche area, come le spese generali o il marketing.
Per il 2027 il punto di partenza più solido è il preconsuntivo del 2026, ossia i dati dei primi dieci mesi proiettati fino a dicembre, ai quali si aggiungono gli ordini già in portafoglio e i contratti in scadenza. Accanto a ogni cifra è utile annotare l’ipotesi da cui nasce, perché quando in primavera arriveranno i primi scostamenti sarà quella nota a dire se a sbagliare è stato il mercato o la stima.
Domande Frequenti (FAQ)
Che differenza c’è fra il budget aziendale e il bilancio d’esercizio?
Il budget guarda avanti e fissa ciò che l’azienda si propone di ottenere nell’anno successivo, al contrario del bilancio d’esercizio, che rende conto di ciò che è successo nell’anno appena chiuso. Il bilancio è previsto dal codice civile e per le società di capitali va approvato dai soci e depositato, laddove il budget resta un documento interno, che nessuna legge prescrive in una forma precisa.
Quanto tempo serve per preparare il budget annuale di un’azienda?
Dipende dalle dimensioni e dal numero di persone coinvolte. In una piccola impresa bastano in genere alcune settimane di lavoro, alternate all’attività ordinaria, e nelle aziende più strutturate fra linee guida, proposte delle funzioni, revisioni e approvazione possono passare due o tre mesi, ed è il motivo per cui il lavoro comincia in autunno.
È vero che il budget serve solo alle grandi aziende?
Anche un’impresa con pochi dipendenti ricava vantaggi da una previsione di ricavi, costi e cassa per i dodici mesi successivi, perché le permette di accorgersi in anticipo dei periodi in cui la liquidità scarseggia. Un foglio di calcolo ben ordinato è sufficiente, e le stesse previsioni tornano utili quando si chiede un finanziamento e la banca domanda come si pensa di restituirlo.