Chiunque gestisca una casa vacanze o degli appartamenti in affitto a breve termine lo sa bene: dietro ogni prenotazione si nascondono ore di studio, analisi, lavoro e strategia. Dalla gestione dei calendari alla determinazione delle tariffe, dalla comunicazione con gli ospiti agli adempimenti burocratici, ogni dettaglio richiede tempo e attenzione.
Per fortuna, nel 2025 i professionisti del settore degli affitti brevi non sono più soli ad affrontare questa mole di lavoro. Grazie alle nuove tecnologie e all’avvento dell’intelligenza artificiale, host e property manager hanno a disposizione un arsenale di software e strumenti che possono sfruttare per portare avanti la propria attività in modo più semplice ed efficiente.
I gestionali PMS (Property Management System) sono tra i più noti, ma non di certo gli unici: servizi di pricing dinamico, channel manager, sistemi per il self check-in, automazioni per le comunicazioni e piattaforme di marketing sono solo alcuni degli alleati che permettono agli operatori dell’ospitalità di risparmiare tempo, evitare errori e aumentare le prenotazioni.
Il PMS per gli affitti brevi
Il Property Management System centralizza la gestione delle strutture turistiche, consentendo agli utenti di visualizzare prenotazioni, aggiornare disponibilità, generare report e coordinare le attività quotidiane, tutto da un’unica interfaccia accessibile da computer e, in alcuni casi, anche app mobile.
Nel contesto di un’attività distribuita su più appartamenti o case vacanza, ad esempio in diverse località estive del Friuli, il PMS è essenziale per mantenere il controllo senza dover ricorrere a file Excel o appunti cartacei.
Il channel manager
Non è più una novità: al giorno d’oggi il turismo si muove online, soprattutto sulle cosiddette OTA, ovvero le agenzie di viaggi online come Airbnb, Booking.com, Expedia e Vrbo.
Per non fare confusione tra le diverse piattaforme ed evitare di incorrere nell’overbooking, molti professionisti si affidano a un “gestore di canali” che collega il PMS ai diversi siti e aggiorna in tempo reale calendari, prezzi e disponibilità.
Il dynamic pricing
Il mercato degli affitti brevi è estremamente sensibile a fattori esterni: non solo l’alta e bassa stagione, ma anche eventi, meteo, festività, concorrenza. Gli strumenti di pricing dinamico analizzano in tempo reale questi dati e determinano automaticamente le tariffe per massimizzare il tasso di occupazione e le entrate.
Grazie alla determinazione dinamica delle tariffe, host e gestori di case vacanze possono avere la sicurezza di proporre i propri alloggi sempre al prezzo migliore, senza però dover eseguire personalmente analisi di mercato e della concorrenza.
Il self check-in
Serrature smart, tastierini numerici, app mobili e sistemi di verifica dei documenti sono ormai all’ordine del giorno sia per chi viaggi che per chi ospita. Se un tempo era necessario incontrarsi sul posto per dare e ritirare le chiavi dell’alloggio, adesso la tecnologia permette di fare tutto a distanza.
Prima di adottare soluzioni simili, però, è fondamentale consultare le normative comunali. Infatti, nell’ultimo periodo, in alcune città italiane stanno vietando l’uso delle famigerate key box nei centri storici.
Messaggistica automatizzata
Rispondere ogni giorno a tutti i messaggi e alle richieste di ospiti e potenziali tali può rappresentare una perdita di tempo. Gli strumenti di automazione di ultima generazione permettono di inviare messaggi personalizzati e programmati prima dell’arrivo, durante il soggiorno e dopo la partenza.
Sfruttando i template dinamici, ogni host può condividere le istruzioni per il check-in, consigli su ristoranti locali, link per il check-out digitale e richieste di recensione senza dover digitare nulla di persona.
Reportistica, contabilità e burocrazia
Generare fatture, registrare ospiti, inviare dati alla questura o al portale ISTAT regionale sono tutte attività necessarie, ma noiose e possono portare via un sacco di tempo.
Ma ancora una volta la tecnologia permette di automatizzare questi compiti di routine attraverso l’uso di software e servizi compatibili con i gestionali PMS. La riduzione degli errori e dei tempi burocratici si traduce in più tempo per curare l’esperienza dell’ospite.
